Organizar una excursión escolar es una de las tareas más gratificantes, y también una de las más complejas, para cualquier equipo docente o AMPA de un colegio o instituto. Entre la gestión de permisos, la coordinación con las familias y la elección del destino, el transporte suele convertirse en uno de los puntos más críticos. ¿Cuántos autobuses necesitamos? ¿Qué normativa aplica? ¿Qué debemos pedir a la empresa de autocares?
En este artículo te explicamos (desde nuestra experiencia de más de 30 años haciendo rutas, excursiones y colonias con distintas escuelas de Barcelona) paso a paso cómo gestionar el transporte escolar en Barcelona de forma segura, cómoda y sin sorpresas de última hora.
1º Define el número de participantes y el destino
Antes de contactar con ninguna empresa de autocares, necesitas tener claro cuántos alumnos, docentes y acompañantes formarán el grupo. Este dato es fundamental para determinar el tipo de vehículo necesario:
- Hasta 16 plazas: minibús, ideal para grupos pequeños o actividades extraescolares reducidas.
- De 25 a 35 plazas: autocar mediano, perfecto para una clase completa.
- De 50 a 70 plazas: autocar estándar o de gran capacidad, para grupos de dos o más clases.
También es importante definir el destino con antelación para calcular el tiempo de trayecto y, en algunos casos, saber si el conductor necesita descansos intermedios según la normativa de transporte.
2º Contacta con varias empresas de autocares con suficiente antelación
Lo ideal es contactar con 3 ó 4 empresas de autocares con al menos 2 ó 3 semanas de antelación, especialmente en temporadas de alta demanda como primavera (mayo-junio) o el periodo previo a Navidad. Si la excursión coincide con una festividad o un evento especial en la ciudad, la demanda puede dispararse.
Al hacer la consulta y solicitar precio y disponibilidad, ten preparada la siguiente información:
- Fecha y hora de salida y regreso.
- Punto de recogida (dirección exacta del centro escolar).
- Destino o destinos de la ruta.
- Número total de pasajeros, especificando cuántos son menores.
- Si hay algún alumno con movilidad reducida que requiera un vehículo adaptado.
Consejo: Pide siempre la confirmación por escrito. Un correo electrónico con todos los detalles acordados te protege ante cualquier malentendido.
3º Asegúrate de que la documentación y los seguros de los autocares está en regla
Cuando contrates un servicio de transporte escolar en Catalunya, la empresa debe cumplir una serie de requisitos legales. Por vuestra seguridad y para evitar posibles problemas legales debes solicitar a la empresa:
- Licencia de transporte discrecional de viajeros (autorización del Ministerio de Transportes o la Generalitat de Catalunya).
- Seguro de responsabilidad civil que cubra a todos los pasajeros durante el trayecto.
- Certificado de ITV en vigor del vehículo asignado.
- Acreditación del conductor (carnet profesional CAP en vigor).
En el caso de excursiones con menores, es especialmente importante que el conductor no supere los tiempos de conducción establecidos por el Reglamento Europeo 561/2006. Para trayectos largos, la empresa debe prever paradas o contar con un segundo conductor.
Ver Requisitos para los autocares escolares en Catalunya
4º Confirma todos los detalles logísticos el día anterior
Un buen coordinador no deja nada al azar. El día antes de la excursión, confirma con la empresa:
- El nombre del conductor asignado y su número de contacto.
- La matrícula y el modelo del vehículo (para que los docentes sepan qué están esperando).
- El punto y hora exacta de llegada del autocar.
- Si el autocar esperará durante la actividad o regresará a recoger al grupo a una hora pactada.
Consejo: Designa a una persona de contacto dentro del equipo docente para coordinar directamente con el conductor. Evitará confusiones si hay cambios de última hora.
5º El día de la excursión llega 15 minutos antes para supervisar
El día de la excursión, es conveniente que los responsables del grupo lleguen al punto de encuentro 10-15 minutos antes para supervisar la subida al autocar y asegurarse de que todos los alumnos están correctamente acomodados. Recuerda:
- Los menores deben utilizar el cinturón de seguridad.
- El responsable del grupo debe llevar consigo una lista de participantes y los datos de contacto de emergencia de cada alumno.
- En caso de incidencia durante el trayecto, el primer punto de contacto es el conductor y, si es necesario, la empresa de autocares.
Organizar el transporte de una excursión escolar no tiene por qué ser complicado. Con la planificación adecuada, revisando que la documentación esté correcta y sea una empresa de confianza, el viaje empieza mucho antes de llegar al destino.
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